アナログで読み解き続けるのは、もう限界
バックオフィスの仕事をしていると、避けて通れないのが国や自治体、協会からの『お知らせ』です。 ページを開くとお堅い言葉と膨大な文字の羅列…。 「で、結局うちの会社はどうすればいいの？」という結論にたどり着くまでに、かなりの時間を溶かしてしまうこともしばしば。
そんなとき、どうすればいいか。 気合いと根性でアナログに読み解き続けるのか。 それでは、いつまでたっても私たちの時間は増えません。
まともに読んでいたら日が暮れる！と開き直って、AIに任せることにしました。
情報を「投げる」だけ！NotebookLMのススメ
「AIとか分からない、使いこなせる自信がない」という方におすすめしたいのが、Googleが提供しているAIツール「NotebookLM」です。 使い方はとてもシンプルで、国からの案内文面などのPDFをそのままNotebookLMに「投げる」だけです。
すると、あの難解な文章をサクッと要約してくれます。 チャットで 「年末調整における令和7年度法改正の主要な変更点と影響は何か？」 「子ども・子育て支援金の制度概要と仕組み（誰が、いつから、いくら）をまとめて」 などと質問すると、具体的かつどこにその情報が載っているのかというエビデンスも踏まえて回答してくれるので本当に助かっています。
さらに文章だけでなく音声解説、スライド資料、動画解説などの形式にもワンクリックでまとめてくれるので、小難しくて頭に入ってこない内容もすんなり理解できるんです。
また、AIの活用でよく聞く「それっぽい嘘をつかれる（ハルシネーション）」という懸念も、NotebookLMならリスクを大幅に減らすことができます。 自分がアップロードした情報（ソース）だけを元に作成してくれるので、勝手な予測やネットの情報が混ざりづらく、正確性が求められるバックオフィスでも心強い味方になります。
AI活用のための「土台づくり」
NotebookLMを使って要約した情報は、バックオフィス内だけでなく、社内メンバーへの説明・共有にも役立っています。 専門用語を省いた分かりやすい説明ができるので、社内へのアナウンスの手間もかなり減りました。
これでバックオフィスの悩みは全部AIが解決だ！…と言いたいところですが、現実はそう甘くありません。
実は少し前から、このNotebookLMの仕組みを使って、社内の問い合わせチャットbotを作りたいなと画策していました。 社内メンバーからの「〇〇のルールって？」「この資料はどこ？」といった質問に、AIが代わりに答えてくれたら最高！と思ったんです。
でも、ここで壁にぶつかりました。 いざbotを作ろうとすると、AIに読み込ませるための社内規程やマニュアル自体が、あちこちに散らばっていたり、情報が古かったり、未整備だったりしたのです。
そもそもの土台（情報の設計と整理）を整えないと、いくら優秀なAIでも活用できない。
AIに対して拒否反応を起こさずにツールを取り入れることは大事だけれど、AIに頼り切るのではなく「AIが活躍できる土台は人間が整える」必要があるんだなと痛感しました。
まとめ
バックオフィスの仕事は、まだまだ泥臭い作業がたくさんあります。 でも、だからこそアナログでやり続けるのではなく、未来の自分や会社のためにしっかり土台を整え、AI活用の幅を広げていきたいと思っています。 私自身、もっとAIを使いこなせるように奮闘中です！
AIの活用がなかなかできていないな…と感じているバックオフィスの方は、まずはNotebookLMに難解なPDFをひとつ投げるところから試してみませんか？ きっと、情報のキャッチアップが驚くほどラクになるはずです。
